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如何提高管理评审的有效性?

  • 发布者:网站管理员
  • 上传时间:2021-03-24
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       管理评审是质量管理体系运行中组织必须开展的一项重要工作,是公司最高管理者为掌握、促进、改进本组织质量体系运行的主动行为。关于管理评审往往很多企业在审核过程中会把管理评审开成为迎接第三方审核的准备会;或是开成贯标工作总结会,以及开成一般行政例会或是质量信息通报会,更有的将管理评审与内部审核混淆。因此,组织要提高管理评审有效性的前提,必须充分理解“管理评审”的内涵。

       如何提高管理评审有效性?

       一、正确认识管理评审的性质

       管理评审旨在识别质量管理体系及质量方针和质量目标有无变更的需要,以进一步改进,满足相关方的需要。如果说内审是检查是否按“要求”办事,管理评审就是检查这些“要求”是否适宜,是否有改进的需要,以及如何实施改进。管理评审应主要围绕质量管理体系的适宜性、充分性、有效性,重点围绕“质量方针”、“质量目标”等顶层要素开展活动。但有些组织的管理评审仅仅停留在汇报、分析标准要素和程序文件的执行等低层次问题上,而对组织的质量方针、质量目标、管理组织结构、管理方式等是否适应组织内部、外部的环境变化,对在市场中所处的水平是否适合本组织的实际情况不作分析和评价,从而无法对组织的质量方针、质量目标和质量体系运行是否持续适宜、充分和有效做出结论,也很难针对评审的目的提出需要改进的问题。因此,最高管理者和参加管理评审的所有人员都必须明确管理评审的目的,围绕目的进行评审。管理评审应该从满足顾客的期望和要求这一视角出发,审视存在的问题,使管理层做出改进的决策,参与管理评审的人员一定要本着改进工作的态度参与管理评审活动,而不能一味歌功颂德或推卸责任。

       二、周密策划和精心准备

       1、输入策划方面

       管理评审会前准备中最重要的工作就是策划好要求哪个部门提供哪些输入。如果输入不充分、不到位,评审的依据就先天不足,必然导致输出不足,甚至失效,从而失去了评审的意义。标准中要求的7大项输入只是最基本的要求,实施中要考虑这些输入是否能充分体现体系运行效果并足以暴露问题。为保证管理评审的全面性和对组织持续发展的有效贡献,在突出生产经营管理的各过程环节的逻辑关系的同时,应努力把组织决策、企业文化、管理信息系统、部门协调和合作、顾客服务等深刻影响组织经营和未来发展潜力的重要因素的相关资料作为管理评审的输入,如顾客提出的新要求,服务行业“微笑服务”的推行情况,政府机关的“首诉负责”落实情况等。

       2.程序安排方面

       组织一般于每年初发布年度评审计划,初步列出管理评审的目的、时间及各部门需要提供的输入材料。尤其是需要各部门提供统计分析数据时,越早提出需求越有利于数据的收集,如需要生产部门的“产品质量波动情况分析”,没有长期的数据积累是无法提供的。会议组织者提前发布评审通知,提出会议的具体安排和材料要求,最好会前一周收集齐各部门的输入材料,呈报最高管理者和管理者代表。提前收集材料的目的有两个:一是管理者能预知会议情况,提高管理评审的效率和针对性;二是针对不适宜的输入材料予以退回修改。此外,还应注意要求各部门在提出问题的同时提出相应的建议。

       3.把握主题和适当引导是开好管理评审会的关键

       最高管理者主持管理评审会议时,应讲明会议的目的、意义和要求,把握会议的主题和重点,组织好与会者的发言和讨论。管理层应对此进行引导,避免漫无边际的泛谈,将管理评审讨论的重点放在影响产品质量的关键问题、长期存在的质量问题、质量体系运行中的系统问题上,分析深层次原因,提出和讨论解决问题的思路和主要措施。这些问题,往往是受内、外部因素的影响而难以解决的,或是需要较大投入才能解决的问题,这就需要最高管理者根据组织自身的能力和需要,协调外部因素,采取纠正措施,解决内部存在的问题。管理者代表向会议作的书面报告也应突出对质量管理体系运行中存在主要问题的分析,引导与会人员紧紧围绕着会议主题展开深入的讨论,最终达成共识,明确改进方向。

       4.明确输出和跟踪验证是管理评审取得实效的保证

管理评审是否有效主要看通过管理评审是否寻找到改进的需求,改进的领域和切入点是否适宜,改进的措施、方法、手段是否适宜、充分,最终要达到持续改进。输出一定要与评审会上发现的主要问题一致,不能发现问题后治标不治本地给出部分解决办法。管理评审的每项输出都是为质量管理体系明确改进的领域、思路和主要措施等,使质量管理体系在原有的基础上进一步提高和完善。因此,最高管理层一定不能放过这一系统性分析和改进体系的机会,将输出按照PDCA的思路抓好、抓实,否则将前功尽弃。对管理评审输出的实施,应注意以下几点:

       1)管理评审组织部门应认真记录管理评审的各项改进措施,整理后以书面形式下达,改进措施应明确并有针对性。尤其应明确此项工作的责任部门和责任人、完成时限要求及主要方法、实施跟踪验证的部门等。

       2)管理评审输出结果的验证一定要注重其有效性,对效果不明显或没有效果的,要重新采取措施,直到有效。

       3)管理者代表应亲自主抓改进措施的效果分析评价,充分利用日常监督及内审的机会,追溯性地对实施效果进行客观评价并寻找提出新的改进。

       持续改进是组织永恒的追求,管理评审是组织自身改进的重要环节,提高管理评审的有效性,定会促使质量管理体系更加适宜、充分和有效,从而促进产品质量的提高。

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